Vacature event coordinator

Het bureau van (zakelijke) vereniging CIO Platform Nederland zoekt versterking! Onze leden, organisaties en bedrijven vertegenwoordigd door de Chief Information Officer (CIO), delen kennis en ervaring over hun uitdagingen bij het gebruik van digitale technologie. De revolutie die digitale technologie ontketent in economisch en sociaal opzicht, brengt snelle veranderingen in processen, benodigde competenties, investeringen, kansen en risico’s met zich mee. Om daarin de juiste keuzes te maken en daarmee organisaties optimaal te positioneren, is het leren van de ervaringen van anderen van groot belang.

CIO Platform Nederland faciliteert zo’n 140 CIO’s, CDO’s en hun ca. 1400 collega’s al sinds 2005 bij het delen van praktische kennis en ervaring en versterkt hen zo in het invullen van hun rol. Dat doen zij o.a. via een 50-tal bijeenkomsten per jaar, die variëren in grootte tussen de 5 en 120 deelnemers. Onderwerpen als strategie ontwikkeling,  cybersecurity, transformatie, innovatie en agile werken staan daarin regelmatig op de agenda.

Ben jij die pro-actieve, sterk communicerende, zelfstandige event coördinator die het leuk vindt om, samen met de projectleiders, geweldige events neer te zetten? En zorg jij voor een zo rimpelloos mogelijk proces van opzetten van een event, via het uitvoeren van het programma tot en met de bedankjes na afloop en de communicatie rondom het event? Reageer dan vóór 23 januari met een goede motivatie en je CV, dan nemen we snel daarna contact met je op. Een opdracht voor het schrijven van een korte Nederlandse en Engelstalige tekst aansluitend op de sollicitatiegesprekken behoren tot deze sollicitatieprocedure. Contactpersoon: Ankie Tooten, ankie@cio-platform.nl .

Meer informatie over de rol vind je hieronder.

Dit vind je leuk om te doen:

• Projectopvolging van de events in nauwe samenwerking met de projectleider:
  • vastleggen informatie in onze back-office systemen
  • bijhouden en bewaken van interne projectplanning en -informatie
  • uitnodiging opstellen (o.b.v. inhoud projectleider) en mailings inplannen
  • coördineren van deliverables voor sprekers en hosts vooraf, zoals presentatie én nazorg (verwerking, recap, evaluatie).
  • coördineren van catering, techniek en logistiek on site
  • bij grote events (ca. 10x per jaar) gaat coördinator mee als gastvrouw/heer
• Eindredactie nieuwsartikelen en nieuwsbrieven. Elke week ontvangen de CIOs een nieuwsbrief met nieuwsartikelen (CIOpdate), de overige leden tweewekelijks (CIO Inside). Het is jouw taak om deze op detail na te lezen en evt. te verbeteren op het gebied van stijl, spelling en voldoen aan onze standaarden. Deze verschijnt in het Engels en Nederlands.
• Redactie van blogs en vlogs van onze leden. Aan de hand van een communicatiekalender delen onze leden hun kennis in blogs en vlogs. Jij helpt hier in de redactie.

Hier herken je jezelf in:

• Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag.
• Je hebt kennis en ervaring met coördinatie van events en het werken in bijbehorende systemen
• Je hebt affiniteit met ICT, of staat ervoor open hierover te leren.
• Je bezit over een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt een MBO werk- en denkniveau en een opleiding gevolgd bij voorkeur in de richting van eventmanagement, management assistent of directie assistent.

Benodigde competenties:

• Georganiseerd: je bent goed in ordenen, planning uitwerken en doelen stellen.
• Samenwerken en verbinden: je bent een echte teamspeler, je zoekt de samenwerking en het overleg op. Je stemt je eigen werk af met de projectleider en de back-office coördinator. Je stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang.
• Project- en resultaatgericht: je bent gericht op het behalen van afgesproken resultaten en doelstellingen voor de events (projecten). Je grijpt in wanneer de afgesproken resultaten niet haalbaar lijken. Je werkt doelgericht en bewandelt geen zijpaden. Je houdt planningen, deadlines en gemaakte afspraken in de gaten en spreekt anderen aan op het aanleveren van inbreng volgens planing.
• Klantgericht: je bent servicegericht en hebt oog voor de behoeften en wensen van de leden met betrekking tot de events.
• Zelfstandig en zelfredzaam: je werkt veel vanuit huis en vaak op afstand van collega’s aan een gezamenlijk resultaat voor en met de leden. Je werkt zelfstandig, zoekt zelf oplossingen, maar weet wanneer hulp te vragen. Het bureau vergadert ca. 1x per maand op een locatie, verder zien we elkaar bij de diverse bijeenkomsten.
• Communicatief sterk: je communiceert gemakkelijk en duidelijk, zowel schriftelijk als mondeling, in Nederlands en Engels. Je hanteert correct taalgebruik. Je verplaatst je in de ontvangende partij. Je formuleert kort en bondig en gebruikt teksten met een duidelijke opbouw.
• Accuraat: the devil is in the details. Je draagt bij aan de hoge kwaliteit van onze bijeenkomsten en contacten, door een van nature grote nauwkeurigheid in voorbereiding, uitvoering en nazorg van alle werkzaamheden.
• Betrokken: je bent bereid de armen uit de mouwen te steken en bij te dragen aan de uitstekende resultaten van het bureau. De beperkte omvang van het bureau noopt soms, in overleg met collega’s binnen het bureau, tot het oppakken van zaken die niet specifiek vallen onder je takenpakket. Een enkele keer is dat in de avonduren.
• Fit met bureaumedewerkers: het kleine team van het bureau bouwt op deskundigheid, vertrouwen, open communicatie en hart voor de zaak. Daar moet je bij passen en aan bijdragen.

Dit zoek je verder in een baan:

• Afwisseling en ruimte voor flexibiliteit. Wij vragen flexibiliteit aan jou, maar geven dat ook aan jou terug. In overleg combineer je dit werk makkelijk met hobby’s, studie, gezin of andere (vrijwilligers)werkzaamheden.
• Mooie doorgroeimogelijkheden in bijv. communicatie of projectleider voor bepaalde events.
• Wij bieden een marktconform arbeidsvoorwaardenpakket met een vergoedingen voor pensioenopbouw, voor jouw persoonlijke ontwikkeling en voor de inrichting van jouw werkplek en 15 vakantiedagen op basis van een dienstverband van 20 uur per week (6 weken vakantie per jaar).
• Voor woon-werkverkeer naar onze meetings of bijeenkomsten ontvang je reiskostenvergoeding of reis je eerste klas met de trein.
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid om je functie uit te voeren.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en training.

Enthousiast?
Reageer dan vóór 23 januari via e-mail naar Ankie Tooten (ankie@cio-platform.nl) met een goede motivatie en je CV, dan nemen we snel daarna contact met je op. Een opdracht voor het schrijven van een korte Nederlandse en Engelstalige tekst aansluitend op de sollicitatiegesprekken behoren tot deze sollicitatieprocedure. Toch nog wat vragen? Neem dan ook gerust contact op met Ankie via mail.