Vacature backoffice coördinator

Wij zoeken een Backoffice coördinator

Are you an accurate, independent and hands-on person who enjoys keeping the administration of a professional membership organization running smoothly? Maybe you are the back office coordinator we are looking for < job description is only available in Dutch >. 

Wij zijn het CIO Platform Nederland, dé onafhankelijke vereniging van eindverantwoordelijken voor digitalisering en/of ICT van private en publieke organisaties in Nederland.

Wij zijn ervan overtuigd dat de slimme inzet van technologie en data noodzakelijk is voor het realiseren van groei, flexibiliteit en toegevoegde waarde van elke organisatie. Omdat niemand alle ontwikkelingen helemaal kan overzien en we niet alleen afhankelijk willen zijn van de verkooppraatjes van leveranciers en consultants, delen we onderling veel kennis en ervaringen uit. Kennis over hoe die technologie in de praktijk werkt en wat er nodig is aan veranderingen in de organisatie, in de competenties van de medewerkers en in processen om die mogelijke waarde echt te realiseren. Daarnaast werken we steeds meer samen op Europees niveau met zusterverenigingen om samen nog sterker te staan. 

Dat kennisdelen gaat niet vanzelf, daar moet wel wat voor worden georganiseerd. Het bureau van het CIO Platform Nederland organiseert daarom zo’n 60-70 bijeenkomsten per jaar voor haar 130+ leden en meer dan 1000 betrokken medewerkers vanuit die leden. Dat betekent veel onderwerpen verkennen, met mensen in gesprek gaan, interessante programma’s voorbereiden, enthousiasme wekken via diverse communicatiekanalen en zorgen dat de logistieke voorbereidingen tot in de puntjes verzorgd zijn. Het betekent ook dat de backoffice en administratie altijd up-to-date zijn.  Nieuwe accounts, wijzigingen in het ledenbestand, functiewisselingen van medewerkers, facturatiegegevens en de financiële overzichten zijn bij jou in goede handen. Ons team bestaat nu uit vijf personen, maar er is werk voor meer! Kom jij ons versterken?

We zijn op zoek naar een backoffice coördinator voor 36-40 uur per week

  • Heb jij ervaring met het tot in de puntjes verzorgen van de administratie en stel jij verbeteringen voor als je mogelijkheden ziet?
  • Heb jij oog voor detail en de drive om foutloos financiële en administratieve wijzigingen te verwerken en rapportages op te leveren?
  • Vind je het bovendien leuk om de leden en andere betrokkenen wekelijks te informeren over het reilen en zeilen van de verenging en ben jij in staat om in het Nederlands en Engels professioneel te communiceren via telefoon en schriftelijk?
  • En heb jij ook nog de discipline om zelfstandig aan de slag te gaan, terwijl jouw collega’s niet in de buurt zijn?

Dan moet je vooral even contact met ons opnemen, wellicht ben jij de nieuwe collega die we zoeken!

Jouw voornaamste werkzaamheden zijn (alles in overleg binnen het team):

  • Beheren van leden- en deelnemersgegevens in onze administratieve systemen
  • Behandelen vragen van leden en externen over de vereniging
  • Verzorgen van interne communicatie naar leden en andere betrokkenen
  • Opleveren periodieke financiële overzichten
  • Bijwerken werkinstructies voor administratieve processen en systemen
  • Meewerken aan organisatie van bijeenkomsten
  • Eventuele andere hand- en spandiensten

De opleiding en ervaring die we zoeken zijn:

  • MBO+ werk- en denkniveau
  • Administratieve en financiële ervaring
  • Gedegen kennis van Microsoft-producten als Word, Excel en PowerPoint
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

 Noodzakelijke competenties:

  • Zelfstandig en nauwkeurig
  • Proactief, initiatiefrijk en hands-on
  • Samenwerken en verbinden
  • Communicatief sterk
  • Resultaatgericht en collegiaal

Wat wij bieden: 

  • Een brutosalaris van rond de € 4.000,- per maand bij een 40-urige werkweek. Daar komt nog bij:
    • 8% vakantiegeld,
    • 13e maand,
    • 30 vakantiedagen per jaar (o.b.v. 40-urige werkweek),
    • een jaarlijkse bijdrage aan kantooruitrusting,
    • pensioenvoorziening van 25% van het (bruto)salaris dat is bedoeld om een eigen pensioenvoorziening op te bouwen. Hiervoor brengen we je in contact met een pensioendeskundige die samen met jou het kader schept voor een perfecte pensioenregeling.
  • Veel vrijheid in het vormgeven van je werk en werkweek, je werkt vanuit je eigen huis.
  • Je komt te werken in een klein en hecht team van bureau-collega's.

Laat jouw interesse voor deze vacature blijken door uiterlijk maandag 19 juli 2021 jouw motivatie met CV te sturen naar Ronald Verbeek, directeur CIO Platform Nederland. Heb je vragen over de vacature, stuur Ronald een e-mail. Onderdeel van de sollicitatieprocedure na de eerste gespreksronde is een schrijfopdracht in het Nederlands en Engels

Zelfstandig: Het CIO Platform Nederland heeft geen kantoor. Je werkt dus veel van huis uit en vaak op afstand van collega’s aan een gezamenlijk resultaat voor en met de leden. Dit moet je wel liggen! Je hebt innerlijke motivatie en drive om volgens afspraak tot goede en afgestemde resultaten te komen, ook als dat vraagt om in het weekend even je mail te lezen. 

Nauwkeurig: The devil is in the details. Je draagt bij aan de hoge kwaliteit van onze vereniging, door een van nature grote nauwkeurigheid in voorbereiding en uitvoering van alle werkzaamheden. 

Proactieve en initiatiefrijke hands-on: Je handelt direct bij het zien van een kans of kritische situatie. Je wacht niet af maar zoekt mogelijkheden op. Je draagt uit eigen beweging ideeën en voorstellen aan. Je vraagt niet gelijk aan anderen maar zorgt eerst zelf voor een goede beeldvorming en leert de context. Je concipieert de probleemstelling en doet een voorstel voor een oplossing.  

Samenwerken en verbinden: Je zoekt de samenwerking en het overleg op. Je stemt je eigen werk af op dat van anderen. Je stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang. Je faciliteert vanuit je eigen rol. 

Communicatief sterk: Je communiceert gemakkelijk en duidelijk, zowel schriftelijk als mondeling, in Nederlands en Engels. Je hanteert correct taalgebruik. Je verplaatst je in de ontvangende partij. Je handelt af wat je zelf overziet, of speelt vragen door waar anderen beter antwoord op kunnen geven.  

Resultaatgericht: Je bent gericht op het behalen van afgesproken resultaten en doelstellingen. Je grijpt in wanneer de afgesproken resultaten niet haalbaar lijken. Je werkt doelgericht en bewandelt geen zijpaden. Je zoekt methoden om efficiënt te werken en houdt planningen, deadlines en gemaakte afspraken in de gaten. Je stuurt bij waar nodig en communiceert het belang naar de betrokkenen over de stand van zaken. Je contacteert mensen in werkgroepen regelmatig over de stand van zaken.    

Fit met bureaumedewerkers: Het kleine team van het Bureau CIO Platform Nederland bouwt op deskundigheid, vertrouwen, open communicatie en hart voor de zaak. Daar moet je bij passen en aan bijdragen.  

Geen 9 tot 17 mentaliteit: Je bent bereid de armen uit de mouwen te steken en bij te dragen aan de uitstekende resultaten van het bureau. De beperkte omvang van het bureau noopt soms, in overleg met collega’s binnen het bureau, tot het oppakken van zaken die niet specifiek zijn beschreven of extra inspanning in drukke perioden. Kortom: je bent er als de vereniging dat vraagt.

Close