Fair Principle 6: Contractuele voorwaarden voor licenties en abonnementen zijn vrij van geografische- en entiteitsbeperkingen.

De cloud kent geen grenzen en Europa zorgt voor vrij verkeer van goederen, diensten, kapitaal en mensen op één interne markt van de EU, maar leveranciers in de bedrijfssoftware- en cloudservicesector brengen hun oplossingen niet op de markt met deze open houding en mentaliteit.

Bedrijfssoftware en cloudservices zijn over het algemeen operationeel over de grenzen en houden geen rekening met de context van juridische entiteiten, maar de leveranciers van deze oplossingen beperken meestal het toepassingsgebied van hun licenties. Elke keer dat een klant zijn organisatiestructuur of geografische reikwijdte verandert, moet er opnieuw over een nieuw contract worden onderhandeld en ontstaat er een nieuwe mogelijkheid voor de verkoper om de algemene voorwaarden te wijzigen of de prijs te verhogen.

Het is niet de rol van de leverancier om het verwachte gebruik en het gebied waarin de klant de bedrijfssoftware en cloudservice kan toepassen te definiëren. Klanten zijn verantwoordelijk om alleen toegang te verlenen aan gebruikers die deel uitmaken van de onderneming van de klant en de oplossing te implementeren in overeenstemming met de technische vereisten. Als zodanig mag er geen beperking worden opgelegd door de verkoper met betrekking tot geografie of juridische entiteit.

Commerciële voorwaarden zijn zeer zelden gebaseerd op specifieke locaties van de zakelijke gebruikers of de juridische entiteit waartoe de zakelijke gebruikers behoren. Leveranciers ondervinden van veranderingen op deze metrieken geen nadelige gevolgen. Hetzelfde geldt voor verandering in metrieken zoals rekenkracht, capaciteit, opslag, enz. die de klant gebruikt. Het resultaat van uitbreiding van de klantorganisatie of geografie waarin die opereert, zal op een transparante en logische manier de omzet van de leverancier beïnvloeden, daarvoor is het niet nodig genoemde en vergelijkbare metrieken in de contracten op te nemen.

Klanten die licenties, abonnementen of services kopen, moeten kunnen handelen namens de onderneming waarvan ze deel uitmaken. Klanten ondernemen fusies en overnames, hebben dochterondernemingen in verschillende landen en moeten wendbaar zijn, inclusief de software die ze nodig hebben. Licenties moeten kunnen meebewegen met de productie of verkoop tussen verschillende locaties, onafhankelijk van de locatie.

Leveranciers mogen het gebruik niet beperken tot alleen de dienst die de overeenkomst aangaat en de klant moet de flexibiliteit hebben om de gekochte abonnementen te gebruiken binnen dezelfde onderneming, groep van bedrijven die een holding of groep entiteiten vormen met dezelfde doelstellingen of anderszins verbonden zijn. Alle huidige en toekomstige entiteiten moeten worden gedekt, zolang er sprake is van een meerderheidsbelang van de contracterende entiteit.

Geografische en entiteitsbeperkingen hinderen centrale inkoop- of IT-afdelingen die een afzonderlijke juridische entiteit vormen bij het kopen en distribueren van licenties binnen een onderneming of groep. Sommige voordelen van het structureren van bedrijven worden eenvoudigweg teniet gedaan door het gebruik van licenties te beperken op basis van geografische en entiteitsbeperkingen.

Conclusie? Software, cloudservices en hun gegevens zijn hulpprogramma's die op aanvraag beschikbaar zijn waar eindgebruikers ze willen gebruiken. Het zesde principe garandeert dit transparante gebruik; contractuele voorwaarden voor licenties en abonnementen zijn vrij van geografische en entiteitsbeperkingen.